Come creare un programma giornaliero in 6 passaggi?

Crea una lista di cose da fare
Prima di iniziare a organizzare le tue attività, scrivi tutto ciò che devi realizzare per la giornata. Includi elementi ricorrenti come riunioni, allenamenti e appuntamenti, nonché attività una tantum come scadenze o telefonate. Puoi decidere quanto dettagliato vuoi che sia il tuo elenco. Ad esempio, se aggiungere "vai a pranzo" ti aiuta a strutturare la tua giornata, sentiti libero di includerlo.

Mancia:Non c'è problema se non sei sicuro di tutte le attività che dovrai svolgere nella prossima settimana. Puoi sempre aggiungere nuovi elementi alla tua lista non appena vengono visualizzati.

Dai priorità ai tuoi compiti
Se la tua lista di cose da fare ti sembra opprimente, non preoccuparti: stabilire le priorità ti aiuterà. Stabilire le priorità ti dà un’idea più chiara di ciò che deve essere fatto prima. Se sembra

non finirai tutto oggi, saprai quali attività hanno l'impatto più immediato e dovrebbero avere la precedenza.

Per stabilire la priorità, etichetta ciascuna attività come priorità alta, media o bassa. Considera queste domande quando ordini le tue attività:

• Quali attività hanno scadenze fisse?
• Quali attività devono essere completate in giorni specifici?
• Quali attività causeranno stress se lasciate incompiute?
• Quali compiti voglio affrontare dopo?
• Quali attività possono attendere?

Mancia:Se hai compiti contrastanti, valuta quale è più urgente. Ad esempio, se un progetto è per un cliente e un altro è per il tuo capo, è probabile che il progetto del cliente abbia la priorità. Se le scadenze si sovrappongono, non esitare a chiedere aiuto ai colleghi o al tuo manager o a delegare compiti ove possibile.

Imposta le scadenze
Controlla la tua lista di cose da fare e assicurati che ogni attività abbia una scadenza chiara. Se non sei sicuro della data esatta di scadenza, fissa per ora una scadenza ragionevole: potrai sempre modificarla in seguito.

Come la definizione delle priorità, le scadenze ti aiutano a identificare quali attività sono più urgenti e indicare quando completarle. Senza scadenze, è facile perdere risultati importanti, anche se hai abbastanza tempo. In effetti, le scadenze poco chiare sono uno dei motivi principali per cui le attività vengono ritardate.

Mancia:Le scadenze non riguardano solo il lavoro. Stabilisci scadenze anche per obiettivi personali, come l'allenamento per una maratona. Ad esempio, suddividi il tuo piano di allenamento in base al numero di chilometri da percorrere ogni settimana, in modo da essere completamente preparato per la gara.

Identificare gli eventi ricorrenti
Dopo aver impostato le scadenze, prendi nota di eventuali eventi ricorrenti nella tua lista di cose da fare. Potrebbero trattarsi di riunioni settimanali, club del libro mensili o telefonate regolari con i clienti. Evidenziateli per assicurarvi di non trascurarli.

Organizza le attività per ora, priorità o scadenza
Ora arriva la parte divertente: organizzare la tua lista di cose da fare. Organizza le attività in base all'ora del giorno, alla priorità o alla scadenza. Man mano che inserisci le attività nel tuo programma giornaliero, segui l'ordine che hai creato in base alla priorità. Le attività con priorità alta dovrebbero essere completate per prime, mentre quelle con priorità più bassa possono essere salvate per più tardi nel corso della giornata o della settimana. Assicurati di distribuire anche gli eventi ricorrenti nel tuo programma. Man mano che controlli le attività, la tua agenda si riempirà naturalmente.

Rimani flessibile
Una volta delineato il tuo programma, sei pronto per iniziare. Tuttavia, è importante rimanere flessibili. Il programma che crei all'inizio della giornata potrebbe non corrispondere esattamente allo svolgimento della tua giornata. Le cose possono cambiare e le attività possono richiedere più o meno tempo del previsto, quindi resta adattabile quando emergono nuove priorità e sfide.